Jak mierzyć i rejestrować czas pracy w dobie COVID-19?

6 kwietnia 2021

Czas pracy nieodłącznie kojarzy się z godzinami spędzonym w firmie i wykonywaniem w tych godzinach określonych obowiązków zawodowych, pod nadzorem przełożonego. Przed pandemią taka forma świadczenia pracy pozostawała najpowszechniejszym sposobem ewidencjonowania czasu wykonanej pracy. Pomimo postępu technologicznego ułatwiającego świadczenie pracy poza firmą, forma pracy zdalnej w dalszym ciągu dotyczyła zdecydowanej mniejszości wykonywanych zawodów lub profesji. Zagrożenie epidemiczne i związana z nim konieczność społecznej izolacji wpłynęły znacząco zarówno na uregulowania prawne jak i na samą kulturę pracy. Praca zdalna nabrała wymiaru powszechnego, stając się optymalnym lub koniecznym rozwiązaniem dla przedstawicieli wielu branż - przede wszystkim w zakresie świadczenia usług, wymiany informacji czy w sektorze publicznym.

Warto podkreślić, że obecna nietypowa sytuacja naznaczona przez stan epidemii nie zwalnia pracodawców oraz pracowników z przestrzegania podstawowych praw wynikających z kodeksu pracy, także w warunkach wykonywania tej pracy poza przedsiębiorstwem.

Jednym z ważniejszych uregulowań w zakresie przepisów prawa pracy pozostają normy odnoszące się do prawidłowej ewidencji czasu pracy. Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy „czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.” Innym miejscem wykonywania pracy wskazanym w cytowanym przepisie może być w szczególności dom pracownika. Możliwość wykonywania pracy poza zakładem pracy normuje również art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (ustawa COVID-19) - wprowadzając instytucję pracy zdalnej. W powołanej ustawie COVID-19 prawodawca odniósł się także do kwestii dotyczącej ram czasowych wykonywanej pracy. Art. 3 ust. 6 stanowi, że „na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania”. Natomiast w ust. 7 znajduje się informacja, że „pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.” Taki zapis oznacza, że pracodawca musi stosować przepisy normujące czas pracy także w stosunku do osób wykonujących pracę w trybie zdalnym. Pewnym ułatwieniem dla pracodawcy w zakresie kontroli procesu pracy może być ewidencja czynności, którą prowadzi pracownik zdalny. Nie jest ona jednak tożsama z ewidencją czasu pracy, którą prowadzić powinien sam pracodawca i którą regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Ewidencja wykonywanych czynności prowadzona na polecenie pracodawcy powinna zawierać w szczególności: opis czynności wykonywanych przez pracownika, wskazanie daty ich wykonania czy też wskazanie czasu trwania czynności. Ewidencja czasu pracy obejmuje natomiast dane dotyczące: liczby przepracowanych godzin oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby godzin przepracowanych w porze nocnej, liczby godzin nadliczbowych, dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczby godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy, rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy a także czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W praktyce skuteczne ewidencjonowanie faktycznego czasu pracy osoby skierowanej na tryb pracy zdalnej może sprawić pracodawcom sporo trudności. Należy mieć na uwadze, że pracownik zdalny świadczy swoją pracę w godzinach wynikających z ustalonego dla niego rozkładu czasu pracy wynikającego np. z regulaminu pracy bądź ustalonego grafiku pracy. Oznacza to, że także praca zdalna musi być wykonywana w określonych godzinach, które nie mogą być przedmiotem swobodnego uznania pracownika. Jedną z form weryfikacji obecności i gotowości pracownika do świadczenia pracy w trybie zdalnym jest lista obecności, którą można w tym przypadku podpisywać przy użyciu narzędzi umożliwiających komunikację na odległość. Pomocne mogą okazać się również stałe, ustalone odgórnie wideokonferencje, telekonferencje lub inne formy komunikowania się poprzez telefon lub internet, które pozwalają w jednym czasie przedyskutować bieżące sprawy i obowiązki. Należy zadbać także o to, aby przyjęte rozwiązania były nie tylko w możliwym stopniu skuteczne, ale także zgodne z obowiązującym prawem, przykładowo w zakresie identyfikacji pracownika oraz dostępu do danych dla osób upoważnionych. Pewną wskazówką dla pracodawcy kierującego swoich pracowników do pracy w trybie zdalnym może być także sięgnięcie do regulacji prawnych odnoszących się do konkretnych systemów wykonywania pracy ujętych w kodeksie pracy np. dotyczących zadaniowego czasu pracy z uwzględnieniem specyfiki każdego modelu oraz możliwości i chęci osób pracujących.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U.2020.1842 t.j.