Monitoring wizyjny w miejscu pracy

14 czerwca 2021

Monitoring miejsca pracy jest oczywiście dopuszczalny z punku widzenia przepisów prawa pracy. Samo słowo monitoring, podobnie jak określenie „podgląd” czy „kontrola”, kojarzy się z czymś negatywnym, ponieważ w jakiś sposób ogranicza naszą swobodę. Po spełnieniu określonych przesłanek pracodawca może jednak te funkcjonalności zastosować w swoim przedsiębiorstwie. Zazwyczaj monitoring wprowadzany jest po jakimś zdarzeniu, np. po kradzieży z magazynu jakiś przedmiotów, czego rezultatem było narażenie pracodawcy na straty. Aby uniknąć w przyszłości takich niedogodności właściciele firm często decydują się na wdrożenie podglądu. Jakich formalności powinien dopełnić pracodawca, aby monitoring wizyjny funkcjonował zgodnie z przepisami?

W pierwszej kolejności pracodawca powinien sprecyzować cel swojego działania, to znaczy odpowiedzieć sobie na pytanie do jakich potrzeb będzie wykorzystywane narzędzie w postaci monitoringu. Tego typu rozwiązanie powinno służyć na przykład ochronie mienia, zapewnieniu bezpieczeństwa, zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa, istnieje szczegółowo określony katalog sytuacji, w których taki nadzór może zostać wprowadzony w miejscu pracy. Warto tutaj wspomnieć, że pracodawca powinien formalnie umieścić informację dotyczącą wprowadzenia systemu monitoringu w regulaminie pracy, bądź też w układzie zbiorowym pracy.

Pracodawca ma także obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego. Realizacja tej powinności odbywa się poprzez czytelne, jasne oznaczenie pomieszczeń i obszarów objętych nagrywaniem. Tablice informacyjne powinny znajdować się w bliskiej okolicy kontrolowanych miejsc. Obszar objęty monitoringiem może dotyczyć terenu zakładu pracy lub też miejsc znajdującego się wokół niego.

Istnieją miejsca, w których przepisy odgórnie zabraniają wprowadzenia takiej formy nadzoru pracownika. Zgodnie z art. 22²§ 2 Kodeksu pracy monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu (…) nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Pracodawca może przetwarzać nagrania włącznie do celów, dla których zostały one wykonane i przechowywać je przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od momentu ich nagrania, chyba, że nagrania są dowodem w toczącej się sprawie i mogą stanowić dowód - wówczas czas przechowywania zostaje wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.

W przypadku potrzeby zastosowania monitoringu wizyjnego pracodawca powinien także uwzględnić przepisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Zgodnie z wytycznymi 3/2019 przyjętymi przez Europejską Radę Ochrony Danych z dnia 10 lipca 2019 r. w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, przy wyborze rozwiązań technicznych służących rejestracji obrazu administrator w pierwszej kolejności powinien brać pod uwagę technologie przyjazne prywatności, a zarazem zwiększające bezpieczeństwo. Przykładami takich technologii są systemy umożliwiające maskowanie lub mieszanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem. Warto również wskazać, że monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Zastosowanie takiej technologii w sytuacji nieuregulowanej przepisami prawa może zostać potraktowane jako naruszenie prawa do prywatności, albo jako próba ujawnienia danych osobowych, bądź też tajemnic prawnie chronionych. W kontekście ochrony danych osobowych warto również wspomnieć o art. 15 ust. 1 RODO, który stanowi, że osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia w zakresie tych danych. Administrator powinien dostarczyć osobie uprawnionej kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu (np. kopię nagrań monitoringu).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U.2020.1320 t.j.