Podróż służbowa w dobie pandemii

10 lutego 2021

Epidemia koronawirusa spowodowała liczne ograniczenia w zakresie wielu naszych aktywności społecznych i zawodowych. Transmisja wirusa wiąże się bezpośrednio z przemieszczaniem się ludności, stąd od dłuższego czasu w komunikatach władz pojawia się apel o pozostanie w miejscu zamieszkania oraz zaniechanie zbędnych podróży i aktywności. Jedną z okoliczności dyktujących wymóg opuszczenia dotychczasowego miejsca przebywania jest otrzymanie od szefów polecenia wyjazdu w podróż służbową. Z uwagi na zagrożenie epidemiologiczne warto rozpatrzyć prawne aspekty wiążące się z poleceniem podróży służbowej, dotyczące zarówno pracowników jak i przedsiębiorców.

Podróż służbowa została zdefiniowana w Kodeksie Pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 k. p. jest to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podróż służbowa składa się z trzech zasadniczych elementów: czasu podróży do miejsca wykonywania zadania służbowego, czasu wykonywania zadania służbowego oraz czasu powrotu z miejsca wykonywania zadania służbowego. Dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest więc łączne spełnienie wszystkich wskazanych w definicji warunków. Należy tu w szczególności wskazać na takie obligatoryjne elementy, jak: cel wyjazdu, tj. miejsce i zadania do wykonania przez pracownika, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas trwania podróży służbowej, środek transportu, a także fakt otrzymania przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży i jej ewentualna wysokość.

Warto podkreślić, że nie każdy wyjazd pracownika może być uznany i potraktowany jako podróż służbowa. O charakterze podróży służbowej przesądza wyraźne polecenie pracodawcy oraz co do zasady incydentalność powierzonych do wykonania zadań. Jeżeli obie strony stosunku pracy - tj. pracodawca i pracownik - zgadzają się na to, że przez określony czas praca będzie świadczona w innym niż dotychczas miejscu jej wykonywania, mamy do czynienia z instytucją czasowego oddelegowania. Podróży służbowej nie odbywają także ci pracownicy, których praca z istoty polega na częstym i cyklicznym przemieszczaniu się na danym obszarze. Do tej grupy pracowników można zaliczyć przykładowo osoby świadczące usługi serwisowe. Ich miejsce wykonywania pracy pozostaje każdorazowo związane z siedzibą bądź miejscem pobytu klienta, zgłaszającego usterkę lub awarię.

Ponadto, wyjazd służbowy wiąże się z pewną reorganizacją dotychczasowego stabilnego harmonogramu pracy, co w obowiązującym aktualnie reżimie sanitarnym może powodować dodatkowe trudności. W tym kontekście zasadnym wydaje się rozważenie możliwości odmowy udziału w podróży służbowej. Istnieją pewne kategorie pracowników, których wysłanie w podróż służbową podlega z mocy prawa pewnym istotnym ograniczeniom. Do tej grupy należą kobiety w ciąży oraz pracownicy opiekujący się dzieckiem do lat 4. Ograniczenia polecenia wyjazdu mogą także wynikać z określonych zasad współżycia społecznego np. w przypadku pracowników z niepełnosprawnościami.

Pozostałym pracownikom co do zasady nie przysługuje prawo odmowy udziału w podróży służbowej. Postąpienie wbrew poleceniu pracodawcy może być słusznie utożsamiane z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Występują jednak pewne wyjątkowe okoliczności oraz sytuacje, których zaistnienie pozwala pracownikowi na odmowę wykonania poleceń służbowych. Po pierwsze pracownik może powstrzymać się od wykonania pracy z uwagi na brak odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy przy jej wykonywaniu. Ocena ryzyka w trakcie podróży służbowej, a także poziomu bezpieczeństwa i dostępności środków ochrony, należy w tym wypadku do pracodawcy, którego podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Drugą przesłanką, która uzasadnia odmowę wykonania poleceń służbowych przez pracownika, jest występujące bezpośrednio zagrożenie dla jego życia lub zdrowia. Wspomniana okoliczność może być szczególnie zasadna w obecnej sytuacji epidemicznej, np. w kontekście polecenia wyjazdu służbowego do innego kraju, znajdującego się na liście destynacji odradzanych przez organy państwowe i sanitarne. Wystąpienie tych przesłanek oraz odmowa przez pracownika udziału w podróży służbowej musi być poprzedzone zawiadomieniem o tym niezwłocznie przełożonego i wskazaniem odpowiedniego uzasadnienia takiego zachowania.

Każdorazowe polecenie odbycia podróży służbowej, zwłaszcza w dobie epidemii koronawirusa, powinno być poprzedzone z jednej strony analizą rzeczywistych i niezbędnych potrzeb zakładu pracy, z drugiej zaś - oceną obowiązujących komunikatów i wytycznych w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia publicznego, wydawanych przez odpowiednie organy.

Pamiętać przy tym trzeba, że odbywanie podróży służbowej może być utrudnione z uwagi na restrykcje związane z zamknięciem bazy noclegowej. W prawdzie nie dotyczy to np. hoteli pracowniczych, ale do 14 lutego 2021r. wynajęcie pokoju hotelowego związanego z podróżą nie w każdym przypadku jest możliwe.

Listę osób wyłączonych z ograniczeń dot. działalności hoteli określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 21 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 22 stycznia 2021 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. Dz.U.2020.1320 t.j.

Rozporządzenie Rady Ministrów z 21 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, Dz.U.2020.2316

Rozporządzenie Rady Ministrów z 22 stycznia 2021 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.