Praca zdalna. Co mówi prawo?

29 grudnia 2020

Termin praca zdalna pojawił się w prawie polskim w związku z zagrożeniem epidemicznym, wynikającym z rozprzestrzeniania się wirusa SARS-cov-2. Definicja pracy zdalnej została ujęta w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U.2020.1842 t. J. Z dnia 2020.10.20).

Ustawodawca, odpowiadając na sytuację wymuszającą izolację pracowników, wprowadził możliwość polecenia pracownikowi wykonywania przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Warto podkreślić, że zgodnie ze zmianą wprowadzoną na mocy ustawy z dnia 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U.2020.1423 z dnia 2020.08.20), która weszła w życie 5 września 2020 r., pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Wydłużono tym samym okres, w którym pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w takim charakterze, w stosunku do poprzedniego okresu, który obowiązywał przez 180 dni od dnia wejścia w życie tzw. Specustawy o walce z koronawirusem (tj. Do dnia 4 września 2020 r.).

Świadczenie pracy w ramach pracy zdalnej jest dopuszczalne na podstawie polecenia pracodawcy. Nie oznacza to jednak zupełnej dowolności pracodawcy, ponieważ zgodnie z art. 3 ust. 3 u.s.r.z.z. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj danej pracy. Przepis nie określa kryteriów, które pozwalają ocenić warunki lokalowe pracownika czy też umiejętności oraz możliwości techniczne, którymi dysponuje. W zakresie umiejętności zatrudnionego, decydującą rolę odgrywa indywidualna ocena dokonywana każdorazowo przez pracodawcę w oparciu o konkretne cechy pracownika, a także jego wiedzę, doświadczenie i kryteria związane z efektywnością. Warunki lokalowe pracownika, powinny umożliwiać mu wykonywanie pracy w trybie zdalnym, stąd oświadczenie zatrudnionego o braku takich warunków, co do zasady ogranicza możliwość wprowadzenia takiego trybu pracy. Wyjątek stanowi sytuacja w której to pracodawca zapewnia pracownikowi inny, odpowiednio przystosowany lokal, zgodnie z dopuszczalnością wykonywania pracy zdalnej także w innym miejscu, niż dom pracownika.

Warto również podkreślić, że zgodnie z art. 3 ust. 4 u.s.r.z.z., to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia obsługi logistycznej, a także wyposażenia zatrudnionego pracownika w narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy w trybie zdalnym. Istnieje również możliwość wykonywania pracy zdalnej, przy pomocy narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ustawodawca, dopuszczając możliwość świadczenia pracy w trybie zdalnym, zwrócił uwagę, że praca tego rodzaju może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Przez wykonywanie części wytwórczych lub usług materialnych należy rozumieć przykładowo pracę przy określonej dokumentacji, dokonywanie stosowanych analiz, weryfikację posiadanych informacji a także działalność w obszarze kontaktów z klientami, kontrahentami czy też pozostałymi współpracownikami. Praca zdalna, choć wykonywana co do zasady w warunkach domowych, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku dbania o zdrowie i życie zatrudnionych oraz zapewnienia im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Należy również podkreślić, że praca zdalna powinna być świadczona w sposób efektywny, co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia przez pracownika ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę i czas ich wykonania.

Praca zdalna może nasuwać podobieństwa do telepracy, uregulowanej w art. 67 Kodeksu pracy (Dz. U. Z 1973 r. Nr 24 poz. 141). Choć obie te formy świadczenia pracy, wiążą się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość do wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, warto wskazać na istotne różnice, które nie pozwalają uznać pracy zdalnej i telepracy za instytucje tożsame. Przede wszystkim praca zdalna pozostaje w dalszym ciągu instytucją nową, wprowadzoną jako odpowiedź na zagrożenie epidemiczne i związane z nim ograniczenia w zakresie dotychczasowego funkcjonowania. Oznacza to, że praca zdalna jest wykonywana okresowo, w odróżnieniu od telepracy, która może być wykonywana regularnie i przez cały okres trwania danego stosunku pracy. Kolejna istotna różnica dotyczy samej formy przekazania obowiązków, wynikających z wykonywania pracy poza lokalem przedsiębiorstwa. W przypadku pracy zdalnej takie przekazanie następuje w drodze polecenia pracodawcy, które po uwzględnieniu i zachowaniu szeregu niezbędnych narzędzi i warunków, rodzi obowiązek jego zaakceptowania po stronie zatrudnionego. Świadczenie pracy w formie telepracy musi być natomiast rezultatem porozumienia stron. Co ważne uzgodnienia w tym zakresie mogą zostać dokonane, zarówno na etapie podpisywania umowy o pracę, jak i w trakcie jej obowiązywania, a pracodawca powinien w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika w tym zakresie.

Na koniec warto zaznaczyć, że praca zdalna, rozumiana jako doraźna i mniej sformalizowana możliwość wykonywania obowiązków zatrudnionego poza siedzibą pracodawcy, ze względu na swoje szerokie zastosowanie, pasujące do dynamiki współczesnego świata, być może znajdzie w niedługim czasie pełne odzwierciedlenie w polskim prawie.